Staples Solutions använder cookies (och liknande tekniker som Facebook Pixels, beacons och Javascript) för webbplatsen för att förbättra funktionalitet och användbarhet, för att analysera trafik samt reklamändamål. Som en konsekvens behandlar cookies personuppgifter för olika ändamål. Läs mer om användningen av cookies på denna webbplats i Cookie policy. Läs mer om hur denna webbplats behandlar personuppgifter i Integritetspolicy. Genom att klicka på "OK"

Sekretessklausul

Sekretesspolicy


1. Introduktion

När du använder webbplatserna Staples.se, Staplesadvantage.se och Staplesnetshop.se så behandlar Staples Sweden personuppgifter. Vi kommer att använda dina personuppgifter på ett legitimt och ansvarsfullt sätt i enlighet med gällande lagar och bestämmelser om integritet.

I denna sekretesspolicy beskriver vi vem vi är, hur och i vilket syfte vi använder dina personuppgifter inom Staples Sweden, hur du kan utöva dina personliga rättigheter och alla andra uppgifter som kan vara relevanta för dig.

Vi har gjort vårt bästa för att ge dig all information på ett klart och tydligt läsbart sätt. Om du fortfarande har frågor om vår användning av dina personuppgifter efter att ha läst denna sekretesspolicy kan du alltid kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna nedan.

För information om hur vi använder cookies och liknande teknologi, vänligen läs vår cookiepolicy.

Slutligen vill vi påpeka att vi kontinuerligt utvecklar och förbättrar Staples Sweden. Om detta medför förändringar i hur vi behandlar personuppgifterna kommer detta att återspeglas i denna sekretesspolicy. Vi rekommenderar därför att du regelbundet tar del av sekretesspolicyen för eventuella ändringar. I slutet av denna sekretesspolicy kan du läsa om när den senast ändrades.

2. Vem är vi?

Staples Sweden är dataansvarig för Staples Swedens aktiviteter. Våra kontaktuppgifter är: Box 1777, 501 17 Borås.

Vårt dataskyddsombud nås på: dpo.nordic@staples-solutions.com

3. För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Staples Sweden behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Orderhantering och verkställande av ett kontrakt – Vi behandlar dina personuppgifter för att förbereda, ta emot och genomföra köpeavtal enligt överenskommelse.

Back office verksamhet – Vi behandlar dina personuppgifter för administrativa och finansiella affärsaktiviteter, såsom rapportering, hantering och behandling av fakturor och inkasseringar.

Kommunikations-, marknadsförings- och lojalitetsprogram ändamål – Vi behandlar dina personuppgifter för kundservice och -support, i vår relation med dig, för att genomföra marknadsaktiviteter, för (personliga) erbjudanden, för att inkludera dig i lojalitetsprogram, och/eller för att tillhandahålla och dela information om våra tjänster.

Juridiska ändamål – Vi behandlar dina personuppgifter för identifieringsändamål, för att motverka bedrägeri, för granskningar, för att kunna vidta rättsliga åtgärder, för att säkerställa säkerheten inom företaget och för att följa rättsliga förpliktelser.

Vill du ha mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter?

Orderhantering och verkställande av kontrakt

·       När du beställer från Staples Sweden behöver vi samla in och använda dina personuppgifter för att genomföra och leverera din beställning samt hålla dig uppdaterad på leveransstatus och, vid behov, hantera dina returer. För detta behöver vi dina kontaktuppgifter och/eller din organisations kontaktuppgifter, beroende på beställning.

Vi kan komma att föra vidare dina personuppgifter till tredje part för att säkerställa att din beställning levereras. För att rätt paket ska kunna skickas eller för att en retur ska kunna hämtas kan vi komma att vidarebefordra dina personuppgifter till ett transportföretag.

Vid en beställning med elektronisk betalning kan din beställning komma att behandlas av en leverantör av betaltjänster. I så fall är betalningstjänstleverantören ansvarig för behandlingen av din betalning

Rättslig grund: Verkställande av kontrakt

Back office-verksamhet

·       Hantering av fakturering och inkassering – Efter att en beställning har lagts och produkten levereras eller har levererats skickar Staples Sweden en faktura med information om beloppet som ska betalas. Staples Sweden behandlar också personuppgifter för att hålla koll på utestående gäldenärer med obetalda fakturor. Kunder med obetalda fakturor kommer att skickas återkommande påminnelser. För detta ändamål behandlas personuppgifter som kontaktuppgifter, orderuppgifter och företagsuppgifter.

Rättslig grund: Legitimt intresse

Kommunikations-, marknadsförings- och lojalitetsprogram ändamål

·       Hantering av kundrelationer – Din relation med Staples Sweden är viktigt för oss och vi gör allt för att dina personuppgifter är korrekta och aktuella. I hanteringen av kundrelationen ingår kontaktupprättande och registrering av ditt konto som en Staples Sweden-kund. Detta innebär också en vidarebefordran av dina kontaktuppgifter inom Staples Sweden för utkast till orderförslag och utskick av fakturor till rätt kund. Därför samlar vi in dina kontaktuppgifter.

Rättslig grund: Verkställande av kontrakt, legitimt intresse

·       Kundservice och -support – Vi vill kunna hjälpa dig så fort som möjligt när du kontaktar oss vare sig det gäller hjälp eller klagomål. För att kunna göra det måste vi behandla dina personuppgifter i form av anteckningar och genom att registrera både chatt- och telefonsamtal som du kan ha med våra representanter. Vi använder denna information, inte bara för att underlätta att få fram ett svar på din fråga utan också för att analysera och förbättra våra tjänster. Därför samlar vi in dina kontaktuppgifter och sparar ditt klagomål.  I vissa fall kan innehållet i ditt klagomål sparas endast i vägledande syfte.

Om en produkt som köpts från Staples Sweden är defekt eller om du inte är nöjd med produkten kan vi anlita tredje part för att utföra reparationer eller hantera andra serviceförfrågningar. Serviceförfrågningar mottagna av Staples Sweden kan hanteras av våra leverantörer och personuppgifterna som vidarebefordras till dessa är begränsade till de personuppgifter som är absolut nödvändiga.

Rättslig grund: Verkställande av kontrakt

·       Marknadsföring och reklamerbjudanden – Är du redan kund hos Staples Sweden eller har du meddelat att du vill få våra erbjudanden? Befintliga kunder kan upptas på en distributionslista, som används till att skicka ut tryckta (eller digitala) kataloger, flygblad och/eller broschyrer. För att kunna skicka ut dessa erbjudanden behandlar vi dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter.

Rättslig grund: Samtycke, legitimt intresse

·       Deltagande i lojalitetsprogrammet – Vi kan också behandla dina personuppgifter om du anger att du vill delta i Staples Swedens lojalitetsprogram för att få personliga erbjudanden och ge feedback genom kundnöjdhets- och/eller intresseundersökningar. I detta syfte samlar Staples Sweden in dina kontaktuppgifter och kontouppgifter.

Rättslig grund: Samtycke

Rättsliga syften

·       Kunddata kan behövas för att undersöka, förebygga och lösa förekomsten av bedrägeri. Vi kan också vara skyldiga att överlämna dina personuppgifter till myndigheter (t.ex. polis eller skattemyndighet) om det visar sig nödvändigt för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter.

Också vid fall då en kund vägrar att betala sin obetalda faktura kan Staples Sweden vidarebefordra kundens kontaktuppgifter till den juridiska rådgivaren för att vidta nödvändiga rättsliga åtgärder för att säkerställa betalningen.

Rättslig grund: Rättslig skyldighet

4. Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?

Vi samlar in flera olika kategorier av personuppgifter när du använder Staples Sweden:

  • Kontaktuppgifter (namn, adress inklusive ort och postnummer, bostadsort, e-postadress, telefonnummer, faxnummer, som privatkund även personnummer)
  • Företagsuppgifter (adress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer)
  • Kontouppgifter (användarnamn, lösenord, kund-ID)
  • Orderuppgifter (inköpsdatum och produkt, orderstatus, orderbelopp, antal, betalningsuppgifter, finansiella uppgifter)
  • Marknadsförings- och kommunikationsuppgifter (beroende på om du har avanmält dig för direktmarknadsföring, skapande av adresslistor, uppgifter om sociala medier, geografiska detaljer, reklamerbjudanden)
  • Deltagaruppgifter (beroende på om du deltar i erbjudanden eller lojalitetsprogram)
  • Kundserviceinformation (kontakt med vår kundtjänst eller digital och/eller skriftlig korrespondens)
  • Webbuppgifter (cookies)
Staples Sweden samlar in följande personuppgifter direkt från dig:

·       Personuppgifter som du delar när du skapar ett konto och/eller annan information som du har angett när du använder Staples Sweden (kontaktuppgifter, företagsuppgifter)

·       Personuppgifter som du delar när du beställer en produkt eller tjänst från Staples (orderuppgifter)

·       Personuppgifter som du uppger via korrespondens, feedback, kundtjänst och tvistlösningar (kontaktuppgifter och annan personlig information som du tillhandahåller till Staples Sweden)

·       Data om hur du använder vår webbplats insamlad via cookies (analytics) och data om ditt surfbeteende 

Staples Sweden samlar in följande personuppgifter om dig från andra källor:

·       Kontakt- och affärsinformation som du har delat med tredje part;

·       Företagsinformation som du har delat med tredje part;

·       Kontouppgifter som du har delat med tredje part.

 

5. På vilken rättslig grund baserar vi behandlingen av dina personuppgifter?

För att vara laglig måste varje behandling av personuppgifter baseras på en så kallad "rättslig grund" som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Vi behandlar personuppgifter associerade med Staples Sweden baserat på fyra rättsliga grunder:

(1) för verkställandet av ett (service-)kontrakt med dig; eller

(2) för att följa en lagstadgad skyldighet; eller

(3) för legitima intressen som eftersträvas av oss; eller

(4) ditt samtycke

Läs mer

Verkställande av ett kontrakt

Vi kommer att använda dina personuppgifter när det är nödvändig för att kunna fullfölja avtalet med dig. Utan denna information skulle vi inte kunna fullfölja kontraktet. Behandlingar av beställningar och serviceförfrågningar faller under denna rättsliga grund.

Rättslig skyldighet

Vi är rättsligt förpliktade att behandla dina personuppgifter för att följa skattemässiga plikter och andra rättsliga skyldigheter.

Legitimt intresse

Vi använder dina personuppgifter för våra legitima intressen:

·       för att kunna upprätthålla ett varaktigt förhållande med dig som kund och för att kunna erbjuda dig produkter och tjänster (t.ex. direktmarknadsföring).

·       för att kunna upptäcka bedrägerier och säkerhetsincidenter på vår hemsida.

·       för att försvara oss själva i en rättslig process.

·       för att förbättra vår service genom statistisk analys.

Vi kan komma att använda personuppgifterna i en personlig, pseudonym form för att förstå hur vi kan utveckla och förbättra servicen, såväl som för rapporteringsändamål samt allmänna statistiska och analytiska ändamål. När omständigheterna kräver kan vi behandla personuppgifter vid bedrägeriutredningar eller för att fullfölja rättsliga skyldigheter. Behandling av personuppgifter för dessa ändamål tjänar ett legitimt affärsintresse hos oss.

Samtycke

I de fall där de tre tidigare nämnda rättsliga grunderna inte gäller, behandlar vi uppgifterna endast med ditt entydiga samtycke.

Observera att du alltid kan dra tillbaka ditt samtycke. Under rubriken "Kan du återkalla ditt samtycke senare?" kan du läsa om hur du går tillväga.

6. Till vem delar vi dina personuppgifter?

Vi kan lämna ut dina personuppgifter till tredje part i enlighet med denna sekretesspolicy och i den mån det är tillåtet enligt lag. Utan ditt samtycke lämnar vi inte ut dina personuppgifter till mottagare som vill använda dem för egna marknadsföringsändamål.

Dina personuppgifter kan tas emot av följande kategorier av mottagare:

Interna avdelningar och andra bolag i koncernen

Vi kan överföra dina personuppgifter internt till andra avdelningar (t.ex. kundfordringar) och till andra enheter på Staples Solutions (t.ex. Staples Norway och Staples Denmark) i syfte att tillhandahålla dig information, produkter och/eller tjänster (till exempel registrering och kundsupport), utveckling av nya produkter, webbplatser, applikationer, tjänster, kampanjer och kommunikation samt för att förhindra, spåra och undersöka eventuella olagliga aktiviteter, överträdelser av våra policyer, bedrägerier och/eller brott mot vår datasäkerhet.

Myndigheter
Vi kan överföra dina personuppgifter till övervakande myndigheter såsom Skatte- och tullförvaltningen, polisen och andra lagstadgade organ. Vi uppger dina personuppgifter:

·       För att följa en lagstadgad skyldighet eller ett domstolsbeslut; eller

·       Om detta är nödvändigt för att förhindra och spåra kriminella handlingar eller vid åtal; eller

·       Om detta är nödvändigt för att upprätthålla vår policy, eller för att skydda andras fri- och rättigheter.

Affärstjänsteföretag (registerförare)

Vi använder oss av affärstjänstföretag som hjälp i vår verksamhet. Dessa organisationer handlar endast enligt våra instruktioner och har ingått avtal med oss där de godkänner att inte använda era uppgifter i eget syfte.

Betaltjänstleverantörer 

När du köper en tjänst/produkt får du också en förfrågan om att lämna dina betalningsuppgifter. Dessa personuppgifter kan samlas in och behandlas direkt av betaltjänsteleverantören. Denna leverantör är ansvarig över att dina betalningsuppgifter hanteras enligt rättspraxis.

Övrigt

I vissa speciella fall kan vi lämna ut dina personuppgifter till tredje part. Vi refererar specifikt till tredje parter som hör till Staples Group eller grupper som ingår i i Staples Group och/eller dess juridiska efterträdare till följd av omstrukturering, fusion eller förvärv. 

7. Lämnas dina personuppgifter ut till ett område utanför EU/ Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?   

Dina personuppgifter överförs inte till områden utanför EU/ Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

8. Hur lagrar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att tas bort eller bli anonyma när dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de syften som anges i denna sekretesspolicy.

Det finns fall där vissa delar av dina personuppgifter lagras under längre tid på grund av vissa lagstadgade skyldigheter från offentliga institutioner. Vi kan också lagra delar av dina personuppgifter för vårt eget legitima intresse, bland annat för att upptäcka bedrägerier, hantera potentiella tvister eller underlätta våra avtal med tredje parter som till exempel leverantörer.

9. Hur kan du utöva dina personliga rättigheter (registrerade rättigheter)?

Du kan när som helst begära tillgång till, korrigera eller radera dina personuppgifter samt motsätta dig direktmarknadsföring. Utöver detta har du också rätten att begränsa behandlingen av dina personuppgifter, rätten att invända mot användningen av dem samt rätten till dataportabilitet. Dessa rättigheter är känd som dina "registrerade rättigheter".

För att åberopa dina rättigheter för personuppgifter, vänligen kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i slutet av denna sekretesspolicy.

Observera att vi kan komma att begära ytterligare information för att verifiera din identitet.

Om du inte längre vill få direktmarknadsföring, kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i slutet av denna sekretesspolicy

10. Kan jag dra tillbaka mitt samtycke?

När du har givit ditt samtycke kan du också alltid dra tillbaka ditt samtycke.

Du kan dra tillbaka ditt samtycke för kommersiell marknadsföring med hjälp av länken för avbeställning i det senaste meddelandet du mottagit.

Om du vill dra tillbaka ditt samtycke till andra behandlingar kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i slutet av denna sekretesspolicy.

11. Har du rätt att framföra ett klagomål?

Du kan framföra ett klagomål genom att kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i slutet av denna sekretesspolicy. Dessutom kan du klaga hos den svenska datainspektionen.

12. Hur kan jag komma i kontakt med Staples Sweden?

Om du har några frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter som inte besvaras av denna sekretesspolicy, eller vill få kontakt med vårt dataskyddsombud, vänligen kontakta oss på: dpo.nordic@staples-solutions.com

13. När gjordes den senaste uppdateringen av denna sekretesspolicy?

Denna sekretesspolicy gäller från och med 24 maj 2018. Den senaste uppdateringen av denna sekretesspolicy gjordes 21 juni 2018.


 

Kontakta
close

Ring oss

Du kan ringa vår kundtjänst på följande nummer:

033-20 65 50

Du kan också fylla i formuläret nedan så kommer en av våra säljare att kontakta dig inom kort.

Get help SE

General
Submit