Staples Solutions använder cookies (och liknande tekniker som Facebook Pixels, beacons och Javascript) för webbplatsen för att förbättra funktionalitet och användbarhet, för att analysera trafik samt reklamändamål. Som en konsekvens behandlar cookies personuppgifter för olika ändamål. Läs mer om användningen av cookies på denna webbplats i Cookie policy. Läs mer om hur denna webbplats behandlar personuppgifter i Integritetspolicy. Genom att klicka på "OK"

Fyra strategier för att förbättra samarbetet mellan satellitmedarbetare och distribuerade team

Dela via:

Dagens arbetsplatser har expanderat bortom kontorets fysiska väggar. Medlemmar i samma team kan enkelt arbeta från olika länder och även i olika tidszoner. I takt med att satellitarbete och flexibelt arbete har ökat i popularitet har många organisationer utökat sina policyer för distansarbete. Enligt en undersökning som genomfördes av totaljobs, en av Storbritanniens ledande webbplatser för jobbannonser, känner sig en av fem medarbetare mer produktiva när de jobbar på distans. Nästan en tredjedel av medarbetarna säger att de skulle byta jobb om de kunde jobba på distans.

Men distansarbete och distribuerade team har sina utmaningar. Samarbete mellan medarbetare som är utspridda på olika platser kan vara svårt. Trots att vi lever i en högteknologisk värld där kollegorna går att nå med ett e-postmeddelande eller direktmeddelande kan vi känna oss bortkopplade från varandra.

Dra nytta av dessa verktyg och strategier för att förbättra samarbetet i teamet, oavsett var medarbetarna befinner sig.

Kom åt dina anteckningar när som helst, var som helst

Du kanske skriver ner anteckningar, idéer eller åtgärdsfrågor i en anteckningsbok eller på lösa lappar under arbetsdagens gång. Att skriva anteckningar för hand är spontanare, men det är inte alltid så lätt att hålla koll på var man har lagt dem. Eftersom dagens kontor kan vara var som helst – ditt fysiska skrivbord på kontoret, köksbordet eller vid gaten för ombordstigning på nästa flyg – kanske du inte alltid har anteckningsboken till hands.

Och vad händer om du behöver hitta något du antecknade för flera månader sedan? ”Vi har märkt att när man avslutat en anteckningsbok så sparar man den. Folk har skåp fulla av anteckningsböcker”, säger Louise Jackson, som är internationell produktchef för Oxford Business Notebooks. ”Folk sparar en massa idéer, tankar och projekt som de har arbetat på, men kan inte använda dem eftersom de inte hittar det de letar efter.”

Lösningen? Digitalisera de handskrivna anteckningarna genom att ladda upp dem till molnet.

Jackson är även produktchef för SCRIBZEE® – en app som skannar in dina handskrivna anteckningar från en särskilt avsedd anteckningsbok från Oxford. Dina anteckningar sparas sedan i molnet och du kan komma åt dem på valfri enhet. SCRIBZEE® ger dig en smidig upplevelse genom att vara kompatibel med den digitala anteckningsappen Evernote. Appen digitaliserar allt du skriver på de smarta notislapparna Oxford SPOT NOTES®.

”Papper är ett utmärkt sätt att utveckla idéer och få ner information ur huvudet på papper”, säger Jackson. ”SCRIBZEE® ger pappret digitala superkrafter.”

Obs! Är det värt att bädda in YouTube-videon som visar hur det fungerar?

Bjud in till spontant samarbete på kontoret

Även när du arbetar innanför kontorets väggar kanske du sällan ser till kollegor som arbetar på andra våningar eller andra avdelningar. Digitala kommunikationsverktyg som e-post eller videochattar är så effektiva att vi är mindre benägna att diskutera informellt. Men det är de spontana samtalen som är det verkliga samarbetet.

Gör det mer tilltalande för medarbetarna att lämna sina skrivbord och arbeta tillsammans med andra i samarbetsfrämjande utrymmen. Numera när man föredrar lätta bärbara datorer framför stationära datorer är det lättare att ta med arbetet till en annan plats. På Oxford har medarbetarna möjlighet att arbeta i gemensamma utrymmen med bekväma soffor och kaffebryggare, vilket skapar en hemtrevligare miljö.

Överväg att bygga ut ett kontorsutrymme där användarna kan växla till en mer avslappnad arbetsmiljö. Ett mer avslappnat utrymme bjuder in till mer spontan interaktion mellan medarbetare. Tänk mer vardagsrumsinspirerade möbler istället för vanliga skrivbord och robusta kontorsstolar. Med soffor, bekväma stolar och sidobord kan man växla ner. Om du har satellitmedarbetare eller personer från olika platser som ibland kommer till kontoret för att jobba så har de en arbetsplats.

Kolla in Staples breda utbud av möbler för att skapa en liknande samarbetsutrymme på ditt kontor. 

Samla teamen utanför kontoret med jämna mellanrum

När du har medarbetare som arbetar på olika platser eller på distans är det särskilt viktigt att ibland samla gruppen så att de får ses och samarbeta. Det förhindrar att personer känner sig isolerade. Beroende på budget och teamets storlek kan du bjuda in till ett möte eller en samarbetsträff varje kvartal, halvår eller en gång på år.

Det kan vara att samla ihop viktiga beslutsfattare för en strategisk brainstorming om mål på hög nivå. Det kan också innebära ett möte med alla medarbetare där du går igenom företagsnyheter och gör teambuilding-aktiviteter för att skapa en lekfull, innovativ kontorskultur.

Få evenemanget att kännas mer unikt genom att förlägga det utanför kontoret. ”Det är viktigt att vara någon annanstans och inte på kontoret där deltagarna måste sitta och svara på e-postmeddelanden”, säger Jackson. Genom att man är både fysiskt och mentalt bortkopplad från det dagliga arbetet kan man fokusera på att knyta personliga kontakter.

Skapa konkretare brainstormingsessioner

Sammanhållning föds genom att låta distribuerade medarbetare samlas och utväxla idéer, men samarbete är mer än så. När mötet är slut och alla återigen sprider ut sig vill du hålla alla synkroniserade för att fortsätta samtalet.

Gör det enkelt för alla deltagare att få tillgång till anteckningar och idéer som delades vid mötet. ”Efter en brainstorming vill alla ha anteckningarna direkt”, säger Jackson. ”Upplevelsen blir smidigare om du snabbt kan dela och granska dem.”

Det kan du göra med blädderblocket Oxford Smart som även är kompatibelt med appen SCRIBZEE®. Det är bara att föra anteckningar på blädderblocket och ta bilder på sidorna med din smartphone. SCRIBZEE® skannar och sparar flera sidor som en högkvalitativ pdf-fil som du delar med hela gruppen. Det innebär att alla har omedelbar tillgång till anteckningar och kan fortsätta spinna vidare på idéerna som grupp eller distribuerat team.

Eftersom digitala verktyg fortsätter forma vår fysiska arbetsmiljö finns det många olika sätt du kan anpassa hur medarbetare kommunicerar och samarbetar. Genom att göra proaktiva val i hur du utformar arbetsutrymmen, strukturerar möten och integrerar verktyg för fildelning i din process kan du hålla medarbetarna anslutna även när de är långt ifrån varandra.

Dela via:

Fortsätt Läsa

Kontakta
close

Ring oss

Du kan ringa vår kundtjänst på följande nummer:

033-20 65 50

Du kan också fylla i formuläret nedan så kommer en av våra säljare att kontakta dig inom kort.

Get help SE

General
Submit