Staples Business Advantage

Skapa en mer säkerhetsmedveten kultur

Dela via:

Oavsett om det gäller onlinedata eller konfidentiella dokument är det avgörande att ha fungerande, optimerade och uppdaterade säkerhetsrutiner. Många företag lagrar stora mängder data och information online, så alla anställda behöver känna till rätt protokoll för hantering av både personliga data och företagsdata.

Från och med maj 2018 gäller nya lagar om dataskydd för företag. GDPR (General Data Protection Regulation) kommer att förändra det sätt personliga data hanteras och bearbetas på för alla företag av alla storlekar, så det är viktigt att alla förstår hur säkerheten fungerar så snart som möjligt.

Med den nära förestående implementeringen av GDPR finns det ett par andra saker du kan göra för att skapa en mer säkerhetsmedveten kultur i din verksamhet.

Det är allas ansvar
Alla som arbetar på ett företag har ansvar för dataskyddet, så det är viktigt att alla anställda känner till vad som krävs av dem. Att lägga ansvaret på individer kan bidra till att skapa ett gemensamt ansvar och få bort inställningen att datasäkerhet bara är något som IT-avdelningen behöver bekymra sig om. Det är avgörande att höja standarderna kring säkerhet och hur individer ser på säkerheten.

Genom att skapa en policymall för dataskydd som alla på företaget ska följa får du ett bättre grepp om vad som behövs. Och genom att prata om säkerheten på hela företaget, i alla grupper, blir personalen medveten om att detta är något som gäller alla. Det är viktigt att se till att alla anställda förstår behovet av att ha ett säkert lösenord och att datorerna uppdateras regelbundet för att se till att alla antivirusprogram är uppdaterade.

Skicka e-postmeddelanden till Kopia

Alla har nog hört historier om människor som inkluderat sin chef i fel e-post, eller som råkat klicka på ”Svara alla” för något som borde ha varit ett privat meddelande, men oförsiktigt mejlande kan även påverka dataskyddet.

Att inkludera en kopia, eller många, i en e-posttråd utan personens tillåtelse, och därmed dela deras personuppgifter, kan faktiskt vara ett brott mot dataskyddet. För företag som använder frilansare eller andra tredje parter är det viktigt att se till att inkludera rätt personer i e-postmeddelandena.

Uppmana de anställda att använda Hemlig kopia i stället, och upprepa vikten av att de kontrollerar att de skickar e-post till rätt personer, innan de klickar på Skicka.

Frilansare och deras åtkomst till företagets material 
Många företag använder regelbundet frilansare för att utföra uppgifter, men detta kan medföra vissa utmaningar vad gäller datasäkerhet. Frilansare kan ibland behöva använda egen dator, för att utföra det arbete som tilldelats dem, och de kan behöva komma åt företagets nätverk för att få all information de behöver.

Det finns några åtgärder ditt företag kan vidta för att skydda data när det gäller frilansare. Detta kan vara att begränsa deras åtkomst till företagsinformation och endast ge dem insyn i det de behöver för att utföra sitt arbete. Angående användning av egen utrustning måste du se till att du har koll på och har ett register över alla enheter som har åtkomst till företagets nätverk. I slutändan är det upp till frilansaren att se till att alla data är säkra – vilket är något du kanske vill förtydliga när du ber dem om hjälp.  

Lagring och förstörande av dokument
Det finns fortfarande ett behov av att skriva ut papperskopior på dagens kontor och det är ytterst viktigt att fastställa regler för korrekt hantering och förvaring av utskrivna dokument. När dokument som innehåller känslig information inte längre behövs räcker det inte att kasta dem i papperskorgen. I dessa fall kan en dokumentförstörare vara ovärderlig. Om dokumenten fortfarande är relevanta och behövs i register eller som referens kan låsbara arkivskåp eller andra former av säker förvaring användas för att hålla dem säkra.

Att skapa ett system för kontroll av om ett dokument behöver strimlas eller arkiveras kan vara ett bra sätt att hålla koll på allt pappersarbete. Du bör även implementera en tydlig och logisk arkiveringsmetod, så att man hittar dokumenten i de låsbara skåpen när det behövs.

Förhindra att känsligt material lämnas på platser där vem som helst kan komma åt det

När anställda arbetar på distans eller transporterar datorer och annan utrustning, måste du vidta åtgärder för att ingen information kan lämnas kvar, där någon annan kan se den.

Lösenord och en kraftig brandvägg ska användas. Jobbar du på distans i offentliga miljöer, eller i det stora kontorslandskapet, är det bra med ett sekretessfilter som hindrar nyfikna från att läsa vad det står på skärmen.

Det är viktigt att skapa en mer säkerhetsmedveten kultur på kontoret. Genom att inkludera alla och införa strikta rutiner för att skydda data är du garanterat mer förberedd när GDPR träder i kraft.

För din hälsa och säkerhet

Läs mer

Här berättar vi varför det är dags att omvärdera din datasäkerhet

Läs mer

Dela via:

Continue Reading

Kontakta
close

Ring oss

Du kan ringa vår kundtjänst på följande nummer:

033-20 65 50

Du kan också fylla i formuläret nedan så kommer en av våra säljare att kontakta dig inom kort.

Get help SE

General
Submit